Igår den 22 maj hade Järla sjö samfällighetsförening stämma. Nedan presenteras förvaltningsberättelsen för 2018.
Ändamål och historik
Järla Sjö Samfällighetsförening bildades vid förrättningssammanträde 2001-12-11. 2002 är dock året som föreningen började sitt arbete. Anläggningen utgörs av tre skilda gemensamhetsanläggningar; GA55, GA56 och GA85.
- Delägare i anläggningssamfällighet Nacka Sicklaön GA:55 är ägarna till fastigheterna Sicklaön 145:2 – 145:24 samt 143:2. Samfälligheten har till ändamål att förvalta vägar, vattenförsörjning, elledningar, belysning, fibernät, avloppspumpar, grönområden samt bad- och brygganläggning enligt exploateringsavtal mellan Nacka kommun och Järla Sjö Exploatering AB. Ägare till stamfastigheten Sicklaön 145:1, som lyder under Samfällighetens förvaltningsansvar, var tidigare Järla sjö ekonomisk förening. Vid föreningsstämman 2013 övertogs samfälligheten äganderätten till Sicklaön 145:1, förråd, båtplatser samt belysningsnät från ekonomiska föreningen vid årsskiftet 2013/2014. Lagfart beviljades 2013-09-09.
- Delägare i anläggningssamfälligheten Nacka Sicklaön GA:56 är ägarna till fastigheterna Sicklaön 145:2 – 145:24 samt 143:2. Samfälligheten har till ändamål att äga och förvalta garage samt förvalta markparkeringar.
- Delägare i anläggningssamfälligheten Nacka Sicklaön GA:85 är ägarna till fastigheterna Sicklaön 145:3-145:12, 145:14, 145:17-18 och 145:21 -145:24 samt 143:2. Samfälligheten har till ändamål att förvalta återvinnings-anläggningen.
Kostnaderna för anläggningarnas drift fördelas enligt anläggningsbeslutet mellan deltagande fastigheter enligt fastställt andelstal.
Samfälligheten redovisar sedan 2014 utgående moms på alla intäkter från parkeringsverksamheten. Skatteverket har godkänt att Samfälligheten yrkar avdrag på 100 % av ingående moms på kostnader som har direkt samband med parkeringsverksamheten. Det gäller t ex el och värme i garagen samt service och underhåll av garage och parkeringsplatser.
För de kostnader som till väsentlig del avser den mervärdesskattepliktiga parkeringsverksamheten, görs avdrag med 80 % av ingående moms. Det är t ex kostnader för snöröjning, sandning och gatubelysning. För kostnader hänförliga till den administration som krävs för verksamheten inom GA 56, görs avdrag med 40 %.
Verksamheten
Samfällighetens ändamål är att tillvarata områdets gemensamma intressen, som kan komma att påverkas av föreslagna åtgärder. Det kan t ex gälla trafik-, parkerings-, avlopps- och grönytefrågor samt regler i samband med byggnationer.
Samfälligheten leds av en styrelse, som är ansvarig för områdets förvaltning. Styrelsen består av medlemmar i bostadsrättsföreningarna och företagare, som äger fastigheter i området, och utses av stämman. Styrelsen har haft nio sammanträden under året. Inför varje styrelsemöte har Nätverket, som består av representanter från varje bostadsrättsförening i området, ett möte. Styrelsens ordförande har deltagit på dessa möten för att informera om de ärenden som kommer att behandlas på det kommande styrelsemötet och ge möjlighet för bostadsrättsföreningarnas representanter att lämna synpunkter på de frågor som kommer att behandlas samt fånga upp angelägna frågor från bostadsrättsföreningarna.
De informationskanaler som Samfällighetens styrelse använder sig av är:
- Hemsidan – jarlasjo.se – här finns information om verksamheten och händelser som publiceras som nyheter eller notiser över vad som händer inom området
- Områdets nätverksmöten – här lämnas information inför styrelsens kommande möten samt insamling av ev frågeställningar från bostadsrättsföreningarnas representanter.
- Facebookgruppen – Järla Sjö – Liv, Lust & Gemenskap, är främst avsedd som en gemensam mötesplats för boende i området. Nyheter och notiser som publiceras på hemsidan flaggas även upp i gruppen.
- E-post – info@jarlasjo.se– det är i första hand hit alla frågor till förvaltaren eller styrelsen från boende ska skickas
Arbetet med GDPR har inletts och styrelsen har utsett en ansvarig för detta.
Den löpande driften av verksamheten leds av en inhyrd områdesförvaltare. Den ekonomiska administrationen utförs av Valorem Bostadsrättsförvaltning. Den dagliga skötseln av området sköts i stora delar av AB Idrotts-& Trädgårdsanläggningar. För hantering av vår utomhusparkering använder vi oss av Inteleon AB och deras digitala tjänster (Parkera.se/SMS Park) för P-tillståndshantering och parkeringsavgifter samt av Estate för parkeringsbevakning. Parkando sköter om all köhantering, tilldelning och administration av förråd- och garageplatser. BooEnergi hjälper oss med vårt belysningsnät.
Händelser under 2018
Allmänt
- Styrelsen har beslutat om och återinfört P-tillstånd för parkering till en reducerad månadstaxa för boende och företagare i området. Avtal har tecknats för Inteleon AB för digital hantering (Parkera.se) av tillstånden.
- Styrelsen har på uppdrag av 2017 års stämma fört samtal med Brf Fyren med anledning av att en delägare önskar anlägga en uteplats. Stämmans beslut är villkorat med att den befintliga trappan närmast uteplatsen ska finnas kvar – om det behöver ske förändringar av trappan (exempelvis riktning) i samband med uteplatsens anläggande, står Brf Fyren för samtliga tillkommande kostnader. Vidare ska avgränsning/staket runt uteplatsen i sin utformning följa karaktär och höjd från övriga delar av byggnaden. Ett förslag till servitutsavtal är under upprättande.
- Två av Samfällighetens lån i Nordea om motsvarande 12,5 Mkr har lagts under året.
- Samfälligheten har efter upphandling bytt leverantör, Parkando, för administration och köhantering av våra garage och förråd. Parkando levererar en totaltjänst som innefattar köhantering, tilldelning, kontraktshantering, avisering och accesslösning samt en kundtjänst.
- Styrelsen har på prov upplåtit två parkeringsplatser på torget till Sunfleet.
- En ansökan till Energimyndigheten (Klimatklivet) har inlämnats inför kommande planering för framtida elbilsplatser. Ett genomförande av projektet kräver dock fortsatt utredning pga Samfällighetslagen.
- Avtal har tecknats med SSM om anläggning av trafiksäker skolentré från trappan ner från torget till skollokalerna i Brf Turbinhallen.
- Styrelsen har sänt en överklagan till Mark- och miljödomstolen beträffande den planerade reningsanläggningen i Kyrkviken. Mark- och miljödomstolen avslog samtliga överklaganden. Styrelsen beslöt att inte gå vidare till Mark- och miljööverdomstolen.
- Styrelsen har fastställt nya andelstal pga ombildning av lokalyta till boendeyta i brf Turbinhallen och brf Fyren Beslutet har inlämnats till Lantmäteriet.
- Styrelsen har tagit fram en struktur för en treårsbudget för åren 2019–2021. Stämman fastställde i november budgeten för 2019.
- En post som kassör i styrelsen har inrättats i syfte att tillsammans med förvaltaren utveckla de ekonomiska rutinerna.
- Under året har det i samband med besiktningar identifierats ett antal gränsdragningsproblem. Besiktningarna har visat på skador på brygganläggningens pålar i vattnet, vattenskador på väggen i Turbinförrådet och otillräcklig dränering av slänten bakom Vasagården mm. För att klargöra ansvarsgränserna behöver extern expertis anlitas.
- Föreningsstämman i maj fastställde att styrelsen vid en extra stämma under november månad avger förslag till utgifts- och inkomststat för det närmast följande budgetåret samt att dagordningen vid ordinarie stämma i maj kompletteras med ytterligare två ärenden – fastställande av balans- och resultaträkning samt beslut om disposition av föreningens över-/underskott.
- Nacka kommun har i samband med detaljplanearbetet kontaktat Samfälligheten om att köpa loss mark längs gångvägen som leder ner till tunneln mot Järla station. Styrelsen har på stämmans uppdrag fått information om att gångvägen behöver sänkas och breddas för att bl a kunna handikappanpassa såväl stationerna till såväl Saltsjöbanan som tunnelbanan. Styrelsen har vidare framfört att områdets snöröjningsbehov måste lösas innan någon överenskommelse kan bli aktuell.
- Vidare ställde stämman sig bakom styrelsens förslag att avveckla nuvarande båtverksamhet och kajakförvaring samt teckna avtal om överlåtande hanteringen till den nybildade båtklubben. Intresset har varit lågt från båtägarna att gå med i båtklubben. Det har dessutom visat sig att den Ekonomiska föreningens överlämnande av verksamheten till Samfälligheten av någon anledning aldrig anmäldes till Lantmäteriet. Det innebär att Samfälligheten inte kunnat gå vidare med ärendet förrän förändringen registrerats hos Lantmäteriet.
Ombyggnationer i området
Inför den förestående ombyggnationen av Centralkvarteret tog styrelsen 2016 fram ett avtal som bland annat reglerar rättigheter och skyldigheter mellan Samfälligheten och byggföretaget och samt ekonomisk uppgörelse för nyttjande av Samfällighetens mark och/eller parkeringsplatser. Avtalet tillämpas generellt vid all byggnation inom området.
Ombyggnaden av Centralkvarteret, brf Turbinhallen, är under slutförande och inflyttning har skett under våren 2018. Samfälligheten har låtit en oberoende besiktningsman göra en slutbesiktning. Besiktningsprotokollet upptar ett stort antal brister. Med protokollet som underlag har Samfälligheten haft en genomgång med SSM och upprättat ett protokoll på den återställning som skall göras på Samfällighetens mark. Avtalet som reglerar ersättnings- och arbetstidsfrågor har tillämpats under verksamhetsåret.
Serafims planerade ombyggnation av Pumpprovningen ligger efter överklaganden, bl a av Samfälligheten, i Mark- och miljööverdomstolen. Samfälligheten har i dagsläget inte tagit del av något ställningstagande därifrån.
Under hösten har en säkerhetsbesiktning gjorts av Dalénparken samt en efterbesiktning av gummit under stora klätterställningen. Samtliga anmärkningar kommer att åtgärdas av entreprenören Uniqa under maj/juni 2019.
Kontakter med Nacka kommun och PEAB
Samfälligheten har fortlöpande under året haft en dialog med såväl Nacka kommun som PEAB. Kommunens detaljplanearbete och PEABs planerade byggnation på infartstomten har beröringspunkter, främst beträffande återvinningsstationen som ligger i vägen för PEABs planerade byggnation. Samfälligheten har ett servitutsavtal på marken där återvinningsstationen ligger. Järla Sjö kommer också att påverkas utifrån att de som flyttar in på PEAB-tomten kommer naturligt att se sig som boende i vårt område och nyttja våra parker och brygganläggning och därmed bidra till ett ökat slitage. Samfälligheten har, på stämmans uppdrag, som ett led i förhandlingsarbetet med PEAB översänt ett avtalsförslag som reglerar ersättning för servitutet, flytt av återvinningsstationen samt delägarskap på GA 55 där vi har våra kostnader för parker och bryggor. Något svar från PEAB har i dagsläget inte erhållits.
Dialogen med kommunen har även handlat om byggrätter i området och hur vi ser på dem samt ett område intill nedfarten till Saltsjöbanans tunnel som kommunen vill förvärva. Marken behövs för att vidga tunneln och sänka nedfarten till den i och med utbyggnaden av tunnelbanan till Nacka.
Områdesförvaltningen
Områdesförvaltaren leder och administrerar den dagliga driften av verksamheten så att den sköts på ett effektivt sätt. Områdesförvaltaren verkställer planerade underhållsarbeten inom beslutad budget, upphandlar tjänster, leder och följer upp underleverantörernas arbeten samt bereder ärenden inför styrelsen. Under 2018 har följande projekt genomförts utöver den vanliga driften:
- Implementering av en webbaserad lösning för hantering av digitala P-tillstånd, Parkera.se.
- Översyn och utbyte av samtliga p-skyltar i området
- Införande av SMS-bevakning av områdets spillvattenpumpar
- Påbörjat arbetet med att måla om alla smidesräcken (ca 900 m) i området och de röda staketen i området.
- Storstädning av områdets tre garage inkl. målning av parkeringslinjerna
- Renovering av dammen vid badbryggan
- Reparation av tätskiktet ovanför ”stora garaget” pga läckage av vatten i garaget
- Besiktning av brygganläggningen (Steg 1) – Piren, betong- och träbryggans pålar som står i vattnet
- Bytt access-system till våra garage- och förrådsutrymmen
- Implementering av Parkandolösningen där Parkando tar över kö-hantering, tilldelning, kontraktshantering, avisering samt accesshantering till våra garage och förråd.
- Utredning av en ny placering av trädgårdsavfall, jord, och sand då Samfälligheten framöver kommer att tappa möjligheten att nyttja området intill källsorteringsstationen pga att PEABs planerade byggnation av ca 190 lägenheter på infartsparkeringen.
- Etablering av en sanddepå intill banvallen på Gjuterigränd
- Reparationer av kantsten och gångplattor på flertal ställen i området pga av snöröjnings skador.
- Kantsten utefter rabatten på Järla Gårdsväg utanför brf Solventilen och brf Marketenteriet
- Reparationer av träbrygganläggningen och pergolan vid Turbinförrådet
- Slamsugning av samtliga dagvattenbrunnar och sandfällor
- Rengöring av spillvattengropar och ledningar pga stora mängder fett.
- Reparationer av spillvattenpumpar
- Besiktningar av lekplatser, ytor runt Brf. Turbinhallen mm
Det finns även en Miljögrupp som arbetar med att fastställa standard för områdets grönytor, rabatter, buskar och träd. I Miljögruppen ingår representanter från Järla Strand, Herrgården, Borgargården, Klosterstranden och Remfabriken. Vid trädgårdsbesiktningar, som sker två gånger per år, identifieras behov av åtgärder. Trädbesiktning sker en gång per år. Utöver det underhåll som ingår i skötselavtalet med Idrotts- och trädgårdsanläggningar samt smärre underhåll av våra planteringar kan nämnas följande:
- Plantering av klätterhortensia vid Sturegårdens strand
- Omplantering av växter i de upphöjda planteringarna vid Winborgs torg
- Omplantering av de fyra rabatterna i grässlänten nedanför Herrgården
- Röjning av sly längs hela strandlinjen
När miljögruppen bildades hade trädgårdsunderhållet varit kraftigt eftersatt. Nu har vi äntligen kommit ikapp bristerna och behöver fortsättningsvis enbart ta hand om de nya skötselbehov som uppstår.
Styrelsen
Järla sjö samfällighetsförening
