Igår den 10 juni hade Järla sjö samfällighetsförening stämma!

Igår den 10 juni hade Järla sjö samfällighetsförening stämma i Lavalhallen och gick igenom året 2019. Nedan presenteras förvaltningsberättelsen för 2019

Förvaltningsberättelse

Ändamål och historik

Järla Sjö Samfällighetsförening bildades vid förrättningssammanträde 2001-12-11. Anläggningen utgörs av tre skilda gemensamhetsanläggningar som förvaltas av samfällighetsföreningen. Du kan här läsa mer om områdets förvaltning.

Delägare i anläggningssamfällighet Nacka Sicklaön GA:55 är ägarna till fastigheterna Sicklaön 145:2 – 145:24 samt 143:2. Samfälligheten har till ändamål att förvalta vägar, vattenförsörjning, elledningar, belysning, fibernät, avloppspumpar, grönområden samt bad- och brygganläggning enligt exploateringsavtal mellan Nacka kommun och Järla Sjö Exploatering AB. Ägare till stamfastigheten Sicklaön 145:1, som lyder under Samfällighetens förvaltningsansvar, var tidigare Järla sjö ekonomisk förening. Vid föreningsstämman 2013 övertogs samfälligheten äganderätten till Sicklaön 145:1, förråd, båtplatser samt belysningsnät från ekonomiska föreningen vid årsskiftet 2013/2014. Lagfart beviljades 2013-09-09.

Delägare i anläggningssamfälligheten Nacka Sicklaön GA:56 är ägarna till fastigheterna Sicklaön 145:2 – 145:24 samt 143:2. Samfälligheten har till ändamål att äga och förvalta garage samt förvalta markparkeringar.

Delägare i anläggningssamfälligheten Nacka Sicklaön GA:85 är ägarna till fastigheterna Sicklaön 145:3-145:12, 145:14, 145:17-18 och 145:21 -145:24 samt 143:2. Samfälligheten har till ändamål att förvalta återvinningsanläggningen.

Kostnaderna för anläggningarnas drift fördelas enligt anläggningsbeslutet mellan deltagande fastigheter enligt fastställt andelstal.

Samfälligheten redovisar sedan 2014 utgående moms på alla intäkter från parkeringsverksamheten. Skatteverket har godkänt att Samfälligheten yrkar avdrag på 100 % av ingående moms på kostnader som har direkt samband med parkeringsverksamheten. Det gäller t ex el och värme i garagen samt service och underhåll av garage och parkeringsplatser.

För de kostnader som till väsentlig del avser den mervärdesskattepliktiga parkeringsverksamheten, görs avdrag med 80 % av ingående moms. Det är t ex kostnader för snöröjning, sandning och gatubelysning. För kostnader hänförliga till den administration som krävs för verksamheten inom GA 56, görs avdrag med 40 %.

Verksamheten

Samfälligheten leds av en styrelse, som är ansvarig för områdets förvaltning. Styrelsen består av medlemmar i bostadsrättsföreningarna och företagare, som äger fastigheter i området, och utses av stämman.

Järla sjö samfällighetsförening har i uppdrag att drifta och förvalta; områdets alla vägar, trottoarer, trappor, spillvatten- och dagvattenledningar, dagvattenbrunnar, pumpgropar och pumpstationer, belysningsnät, fläktsystem, garage samt skötseln av Dalénparken och Herrgårdsparken och våra grönområden inklusive bad- och brygganläggningen. Samfällighetsföreningen ansvarar även för; utomhus-/garageparkeringen i området, snöröjningen, källsorteringstationen vid infarten och förrådsuthyrning. Järla sjö samfällighetsförening utgörs idag av tre gemensamhetsanläggningar (GA).

• GA 55 Förvaltar och underhåller vägar, vattenförsörjning, avlopp, belysning, grönområden, samt bad- och brygganläggningen
• GA:56 Förvaltar och underhåller garage och markparkeringar
• GA:85 Förvaltar och underhåller återvinningsanläggningen

Styrelsen har haft elva sammanträden under året. Styrelseledamöterna har olika ansvarsområden, enligt en åtgärdslista som upprättas årligen utifrån de behov som området kräver. Åtgärdslistan följs upp kontinuerligt.

En representant från styrelsen träffar regelbundet ”Järla sjös Nätverk”, som består av representanter från varje bostadsrättsförening i området. På dessa möten informeras om de ärenden som kommer att behandlas på det kommande styrelsemötet och där ges möjlighet för bostadsrättsföreningarnas representanter att lämna synpunkter på de frågor som kommer att behandlas samt fånga angelägna frågor från bostadsrättsföreningarnas medlemmar.

Den struktur som nu finns för information till och från Samfällighetens styrelse är:

• Hemsidan – www.jarlasjo.se – här finns information i ärenden och ämnen som hanteras och administreras av föreningen
• Områdets nätverksmöten – här lämnas information inför styrelsens kommande möten samt insamling av ev frågeställningar från bostadsrättsföreningarnas representanter.
• Facebookgruppen – Järla Sjö – Liv, Lust & Gemenskap, är främst avsedd som en gemensam mötesplats för boende i området. Nyheter och notiser som publiceras på hemsidan flaggas även upp i gruppen.
• E-post – info@jarlasjo.se – det är i första hand hit alla frågor till förvaltaren eller styrelsen från boende ska skickas

Den löpande driften av verksamheten leds av en områdesförvaltare. Den ekonomiska administrationen utförs av Valorem Bostadsrättsförvaltning. Den dagliga skötseln av området sköts i stora delar av AB Idrotts-& Trädgårdsanläggningar som under våren 2019 köptes upp av Habitek. För hantering av vår utomhusparkering använder vi oss av Intelon AB och deras digitala tjänster (Parkera.se/SMS Park) för P-tillståndshantering och parkeringsavgifter samt av Estate för parkeringsbevakning. Parkando sköter om all köhantering, tilldelning och administration av förråd- och garageplatser. BooEnergi hjälper oss med vårt interna belysningsnät.

Händelser under året

• Styrelsen har under året jobbat vidare med att förbättra den ekonomiska uppföljningen av verksamheten och har bland annat tagit fram en likviditetsbudget och ett s.k. Årshjul som knyter samman viktiga datum i samband med bokslutsarbetet och arbetet inför styrelsens planerade möten under året.
• Två av Samfällighetens lån i Nordea, på 5 respektive 12 Mkr, har lagts om under våren 2019.
• Tagit fram en uppdaterad underhållsplan för hela området (GA55 och GA56) och genomfört en omfattande ny besiktning (mängdat upp och besiktat) av hela samfällighetens fastighetsinnehav såsom; områdets vägar, trottoarer, trappor, spillvatten- och dagvattenledningar, dagvattenbrunnar, pumpgropar och pumpstationer, belysningsnät, fläktsystem, fastigheter (garage och förråd), träd, parker och grönområden samt brygganläggningen. Underhållsplanen ligger 50 år framåt, vs 2019 – 2068. Underhållsplanen visar behovet av att vi behöver göra mycket större avsättningar till GA 55:s underhållsfond än vad vi gör idag.
• Upphandlat ett lättanvänt webbaserat underhållsplansverktyg.
• Styrelsen beslutade att lägga ner de s.k. arbetsgrupperna som inrättades för ett antal år sedan vars syfte vara att driva några viktiga frågor som det behövde läggas ett extra fokus på under ett antal år. Flera av dessa uppdrag ansågs nu vara klara. Styrelsen kommer framöver istället bilda projektgrupper med tydliga definierade uppdrag vid behov.
• Då fastigheten 145:19 (Turbinhallen) har ombildats från en kommersiell fastighet och byggts om till bostäder och tagits över av Brf. Turbinhallen så beslutade stämman att ändra fördelningen av platserna till styrelsen enligt följande: Fem av styrelsens ordinarie ledamöter och tre suppleanter utses av ägarna till Sicklaön 145:3-145:12, 145:14, 145:17, 145:18, 145:19, 145:21 – 145:24 samt 143:2. Två ordinarie ledamöter och en suppleant utses av ägarna till 145:2 (Balder), 145:16 (Serafim) samt 145:20 Stalands.
• Föreningsstämman i maj fastställde att styrelsen vid en extra stämma under november månad avger förslag till utgifts- och inkomststat för det närmast följande budgetåret samt att dagordningen vid ordinarie stämma i maj kompletteras med ytterligare två ärenden – fastställande av balans- och resultaträkning samt beslut om disposition av föreningens över-/underskott.
• Bilpools företaget M.Co (tidigare Sunfleet.) har fått tillåtelse att fortsätta hyra av mark av Samfälligheten på Gustaf de Lavals Torg för två bilpoolsbilar.
• Styrelsen har på uppdrag av 2017 års stämma fört samtal med Brf Fyren om att anlägga en uteplats på Samfällighetens mark. Stämmans beslut är villkorat med att den befintliga trappan närmast uteplatsen ska finnas kvar – om det behöver ske förändringar av trappan (exempelvis riktning) i samband med uteplatsens anläggande, står Brf Fyren för samtliga tillkommande kostnader. Vidare ska avgränsning/staket runt uteplatsen i sin utformning följa karaktär och höjd från övriga delar av byggnaden. Ett förslag till servitutsavtal togs fram av JSS som avslogs av Brf. Fyren som istället förordade ett Nyttjanderättsavtal som JSS styrelse godkände och som undertecknades 30 november 2019.
• Avvecklandet av båthanteringen, enligt stämmans beslut har genomförts under hösten 2019. Det innebär att alla båtavtal är uppsagda från och 1 januari 2020 och att den framtida administrationen av båtplatserna framöver kommer att hanteras av ”Järla sjöklubb” som är under ombildande av Järla sjö kanotklubb. Samfälligheten kommer att arrendera ut yta i vattnet till ”Järla sjöklubb” så att de kan driva verksamheten vidare.
• Efter SSMs ombyggnation av Centralkvarteret till bostäder så har Samfälligheten haft hjälp av en oberoende besiktningsman för det återställningsarbete som SSM utfört på Samfällighetens mark runt Brf. Turbinhallen och arbetet med att öka säkerheten vid Skolentrén (vändplatsen) vid Winborgsväg 7. SSMs återställningsarbete är godkänd vid slutbesiktningen som genomfördes i september 2019.
• En s.k. ”särskild efterbesiktning” av har gjorts av Dalénparken i september. Samtliga anmärkningar kommer att åtgärdas av entreprenören Uniqa under våren 2020.
• Besiktning av brygganläggningens pålar i vattnet har fortsatt under 2019 med hjälp av dykare. Besiktnings-underlaget visar att flertal pålar i vattnet under brygganläggningen är skadade och måste repareras inom de närmaste åren. Nästa steg i utredningsarbetet är att ta fram ett upphandlingsunderlag och kalkyler. I detta arbete ingår också val av reparationsmetod och utförande av prover. JSS styrelse har givit konsultföretaget Iterio i uppdrag att ta fram detta underlag och det beräknas vara klart under våren 2020. Projektledare för detta projekt är områdesförvaltningen.
• I samband med besiktningen av brygganläggningens pålar i vattnet så visade sig även att det kommer att krävas erosionsskydd vid ett bryggfäste för gångbryggan och vid pumpgroparna som ligger vid strandlinjen vid Brf. Klosterstranden samt på några ytterligare ställen utefter strandlinjen.
• JSS styrelse har startat ett gränsdragningsprojekt och utsett en ansvarig person inom styrelsen som har i uppdrag driva arbetet med att klargöra flertal oklara gränsdragningar mellan JSS och fastighetsägarna i området. Syftet är att klargöra ansvar, risker och fördelning av framtida underhållskostnader.
• Renoverat om köket och hallen på områdeskontoret, efter godkännande från Brf Gustavsgården.

Kontakter med Nacka kommun och PEAB

Samfälligheten har fortlöpande under året dialoger med såväl Nacka kommun som PEAB.

• Kommunens detaljplanearbete och PEABs planerade byggnation på infartstomten har beröringspunkter, främst beträffande återvinningsstationen som ligger i vägen för PEABs planerade byggnation. Samfälligheten har ett servitutsavtal på marken där återvinningsstationen ligger. Järla Sjö kommer att påverkas utifrån att de som flyttar in på PEAB-tomten naturligt kommer att se sig som boende i vårt område och nyttja våra parker och brygganläggning och därmed bidra till ett ökat slitage. Samfälligheten fick på stämman 2018 uppdraget att som ett led i förhandlingsarbetet med PEAB översänt ett avtalsförslag som reglerar ersättning för servitutet, flytt av återvinningsstationen samt delägarskap på GA 55 där vi har våra kostnader för parker och bryggor. Något svar från PEAB har i dagsläget inte erhållits.
• Ett antal mötena med kommunen med avseende på det olokaliserade servitutsavtalet och kommunens delaktighet i vår gemensamhetsanläggning GA 55 har skett i början av året men när vi skulle uppta dessa efter sommaren fick vi inga nya mötestider trots ett otal påstötningar. Styrelsen har tagit extern hjälp från en konsult kunnig i lantmäterifrågor och från en advokatbyrå om hur vi bäst kan komma vidare. Vi kommer att skicka in en skrivelse till Kommunstyrelsens ordförande Mats Gerdau och till Nacka kommuns styrelse för att få till ett möte. Vår mening är att kommunen bör ta sitt ansvar för allmänhetens nyttjande av vår gemensamhetsanläggning GA 55; bryggor, Dahlénparken och Herrgårdsparken, och det slitage och ökade kostnader som detta medför samfälligheten. Vi se också att detta kommer att öka i och med att Nacka bygger stad och i vårt närområde i mycket snar tid.
• Dialogen med kommunen med avseende “nedsläckning” av byggrätter i området har inte kommit vidare i någon förhandling.
• Nacka kommun har i samband med detaljplanearbetet kontaktat Samfälligheten under 2018, om att köpa loss mark längs gångvägen som leder ner till tunneln mot Järla station. Vi har vidare fått information om att gångvägen behöver sänkas och breddas för att tillgänglighetsanpassas för olika funktionshinder både till tågstationen men även till tunnelbanan. I samband med detta framförde styrelsen att områdets snöröjningsbehov måste lösas innan någon överenskommelse kan bli aktuell, då denna plats används för detta ändamål. Styrelsen fick på stämman uppdrag att fortsätta förhandla med kommunen om lösningar på detta.

Områdesförvaltningen

Områdesförvaltaren leder och administrerar den dagliga driften av verksamheten så att den sköts på ett effektivt sätt. Områdesförvaltaren verkställer planerade underhållsarbeten inom beslutad budget, upphandlar tjänster, leder och följer upp underleverantörernas arbeten samt bereder ärenden inför styrelsen. Under 2019 har följande projekt genomförts utöver den vanliga skötseln och driften av området:

• Projektlett ett antal projekt och tagit fram olika underlag till JSS styrelsemöten.
• Startat en utredning rörande hinder och möjligheter för en etablering av ladd-platser i området och ta fram ett beslutsunderlag inför 2020 års årsstämma.
• Tagit fram en skriven skötselplan för trädgårdsarbetet i vårt område
• Definierat samtliga markytor och planteringar som ägs av JSS i ett webbaserat online-kartverktyg i syfte att klargöra gränserna mellan JSS och Brf:erna för att underlätta för våra underleverantörer som sköter vårt område samt som en del i upphandlingsunderlag vid anbudsförfrågan till leverantörer.
• Utvärderat och köpt in ett webb-baserat underhållsplansverktyg där den framtagna underhållsplanen har matats in för att underlätta planering av underhållsarbetet.
• Infört webbverktyget ”Trello” för att effektivisera administrationen och dokumentera av brister i området samt för att skapa enkla rutiner och beställningsunderlag till våra underleverantörer
• Infört farthinder utefter Winborgsväg och Vackra Kullans väg
• Reparerat flertal gropar i asfalten vid infarten och utefter Winborgsväg
• Fortsatt arbetet med att måla om alla smidesräcken (ca 100 m av totalt 850 m) i området
• Reparerat pergolan nedanför Brf. Turbinhallen
• Förbättringsmålat flertal röda trästaket i området
• Målat om alla parkeringslinjer, farthinder och övergångställen i området
• Bytt ut samtliga säten på våra sittbänkar och soffor i området
• Reparationer av kantsten och gångplattor på flertal ställen i området pga. av snöröjnings skador
• Reparationer av trädelen av gångbryggan och staket
• Slamsugit 120 av 200 dagvattenbrunnar och några sandfångsbrunnar och rännor i området
• Rengöring av spillvattengropar och ledningar pga. stora mängder fett.
• Reparationer av spillvattenpumpar
• Utfört säkerhetsbesiktning av våra tre lekplatser i området
• Övervakat SSM återställningsarbete av mark, rabatter och plattsättningar runt Brf. Turbinhallen och varit kravställare vid besiktning av samma ytor.
• Tagit bort döda växter och återplanterat nya växter på flertal platser i området
• Genomfört trädbesiktning av alla stora träd i området
• Gjort om planteringarna vid infarten till Järla sjö
• Planterat tre nya äppelträd i Herrgårdsparken
• Tagit bort sjuka och döda Almträd

Järla sjö samfällighetsförening