Områdets förvaltning

Styrelsen

Ansvariga för Samfällighetens ekonomiska och tekniska förvaltning är styrelsen. Den löpande driften av verksamheten sköts av en områdesförvaltare. Områdesförvaltaren fungerar som en projektledare och ansvarar för upphandlingar, skriver avtal med underleverantörer samt leder och följer upp deras arbete enligt plan och i dialog med arbetsgrupperna. Läs mer om Områdesförvaltarens uppdrag och arbetsuppgifter längre ner på sidan.

Järla sjö samfällighetsförening (Samfälligheten) bildades vid förrättningssammanträde 2011-12-11 och består idag av 3 skilda gemensamhetsanläggningar (GA 55, GA 56 och GA 85)

  • GA 55 har till ändamål att äga och förvalta vägar, vattenförsörjning, elledningar, belysning, fibernät, avlopps-pumpar samt bad och brygganläggning
  • GA 56 har till ändamål att äga och förvalta garage samt markparkeringar
  • GA 85 har till ändamål att förvalta återvinningsanläggningen

Arbetsgrupper

Styrelsen är en arbetade styrelse och det innebär att de även ingår i olika arbetsgrupper. Arbetsgrupperna kan vara fasta eller skapas för att lösa olika uppgifter. För att öka kompetensen och bredda engagemanget i dessa arbetsgrupper, bjuds det även in boenderepresentanter från vårt område. Varje arbetsgrupp leds av en styrelsemedlem. Arbetsgrupperna ska tillsammans med områdesförvaltaren ta fram beslutsunderlag på 1 till 3 års sikt. Följande arbetsgrupper finns idag definierade:

  • Miljögruppen arbetar med följande frågor; områdets grönytor, rabatter, buskar och träd vad avser ambitionsnivå och kostnader
  • Väggruppen arbetar med följande frågor; områdets vägar/gator/trottoarer vad avser underhåll, snöröjning, sandsopning mm
  • Parkeringsgruppen arbetar med följande frågor; garage och parkering, inklusive frågor om regler och avgifter, avgiftssystem, underhåll, överbeläggning, laddning av elbilar mm
  • Teknikgruppen arbetar med följande frågor; systemstöd för bevakning och kommunikation (dagbrunnar, vatten- och avloppsledningar, pumpar, el, fläktar, access till dörrar och portar, belysning och fibernät)
  • Kommunikationsgruppen arbetar med följande frågor; ta fram riktlinjer och kommunikationskanaler för intern (inom Järla sjö) och extern kommunikation
  • Ekonomigruppen arbetar med följande frågor; lånehantering, uppgörande/utvärdering av avtal med den ekonomiska förvaltaren, riktlinjer för större upphandlingar, uppföljning av budget, information i ekonomifrågor till styrelsen.
  • Framtidsgruppen arbetar med att ta fram handlingsplaner på lång (> 5 år), medellång (3-5 år) och kort sikt (< 3 år) som täcker in de viktigaste framtidsfrågor. I arbetsgruppen sitter det representanter för styrelsen (boende och kommersiella) kompletterad med intresserade representanter för de boende.

Nätverket

Inom Järla sjö finns även ”Nätverket”, som består av representer från alla bostdsrättsföreningars styrelser. Nätverket träffas några dagar innan Samfälligheten har sina styrelsemöten. Syftet med ”Nätverksmötena” är dels att fånga upp viktiga frågeområden från de boende i området, som sedan tas upp på Samfällighetens styrelsemöten och dels att Samfälligheten kan informera och rådfråga Nätverket om i olika frågor vid behov.

Områdesförvaltaren

Områdesförvaltarens uppdrag

Områdesförvaltarens uppdrag är att identifiera och implementera olika besparings- och effektiverseringsåtgärder som minskar behovet av en heltidsengagerad områdedesansvarig på lång sikt.

Uppdragets omfattning

Järla sjö har en komplex verksamhet (en ”liten kommun” i Nacka kommun) och omfattar allt från; vägar och trottoarer, trädgårdsskötsel, träd, parker, torg, nedgrävda ledningar, garagefastigheter, brygganläggning, ventilation och gatubelysning, dagvatten ledningar, brunnar, avloppsledningar och pumpar i området, fläktar och bevakningssystem, bevakning i området och, fiber samt uthyrning av garageplatser och förråd samt budget, uppföljning och skapa effektiva rutiner. I uppgiften ligger också att vara kontaktperson gentemot myndigheter, kommunen och andras intressenter samt mot olika byggherrar.

Arbetsuppgifter

Nedan specificera områdesförvaltarens arbetsuppgifter (arbetsuppgifter som nu ses över). Områdesförvaltaren fungerar som en projektledare, d.v.s är den person som leder, utvecklar, administrera, och upphandlar olika tjänster så att den dagliga verksamheten sköts på ett kostnadseffektivt sätt. Arbetet görs i dialog med arbetsgruppsansvariga. 

  • Ekonomi
sk förvaltning; skapa intäkter, underhållsplan, budgetering och budgetuppföljning samt rutiner
  • Teknisk förvaltning; ansvara för att sköta om samfällighetens tillgångar; garage- och förrådsfastigheter, belysning, ledningar, dagvattenbrunnar, pumpgropar och pumpar för avlopp samt bryggan, vägar, trädgård, snöröjning och källsorteringsstationen
  • Projektering och förstudier
  • Arbetsledning; upphandla, beställa, leda, övervaka och följa upp underleverantörer
  • Ansvara för och sköta om föreningarnas lokaler
  • Administration och avtalshanterare
  • Kommunikation (Hemsida, e-post mm)
  • Arkivhållning och rutiner (digitalt och fysiskt)
  • Uthyrning av förråd och båtplatser
  • Kontaktman och koordinator
  • Styrelse- och stämmomöten samt arbetsgruppmöten

Ladda ned

Järla Sjö Samfällighetsförenings stadgar

Facebook

Vad tycker du om vår nya webbsajt?