Områdets förvaltning

Styrelsen

Ansvariga för Samfällighetens ekonomiska och tekniska förvaltning är styrelsen. Den löpande driften av verksamheten sköts av en områdesförvaltare. Områdesförvaltaren fungerar som en projektledare och ansvarar för upphandlingar, skriver avtal med underleverantörer samt leder och följer upp deras arbete enligt plan och i dialog med arbetsgrupperna. Läs mer om Områdesförvaltarens uppdrag och arbetsuppgifter längre ner på sidan.

Järla sjö samfällighetsförening (Samfälligheten) bildades vid förrättningssammanträde 2011-12-11 och består idag av 3 skilda gemensamhetsanläggningar (GA 55, GA 56 och GA 85)

• GA 55 har till ändamål att förvalta vägar, vattenförsörjning, elledningar, belysning, fibernät, avlopps-pumpar samt bad och brygganläggning
• GA 56 har till ändamål att förvalta garage samt markparkeringar
• GA 85 har till ändamål att förvalta återvinningsanläggningen

Nätverket

Inom Järla sjö finns även ”Nätverket”, som består av representer från alla bostdsrättsföreningars styrelser. Nätverket träffas några dagar innan Samfälligheten har sina styrelsemöten. Syftet med ”Nätverksmötena” är dels att fånga upp viktiga frågeområden från de boende i området, som sedan tas upp på Samfällighetens styrelsemöten och dels att Samfälligheten kan informera och rådfråga Nätverket om i olika frågor vid behov.

Områdesförvaltaren

Områdesförvaltarens uppdrag

Områdesförvaltarens uppdrag är att bygga upp en förvaltningsstruktur, identifiera och implementera olika besparings- och effektiverseringsåtgärder samt att ansvara för förvaltningen, det totala resultatet i de tre GA:na, enligt fastställd budget. Vi behov är uppdraget också att kunna inta rollen som extern projektledare och vara huvudansvarig för genomförande av planerade, större underhållsprojekt.

Uppdragets omfattning

Järla sjö har en komplex verksamhet och omfattar allt från; vägar och trottoarer, trädgårdsskötsel, träd, parker, torg, nedgrävda ledningar, garagefastigheter, brygganläggning, ventilation och gatubelysning, dagvatten ledningar, brunnar, avloppsledningar och pumpar i området, fläktar och bevakningssystem, bevakning i området och, fiber samt uthyrning av garageplatser och förråd samt budget, uppföljning och skapa effektiva rutiner. I uppgiften ligger också att vara kontaktperson gentemot myndigheter, kommunen och andras intressenter samt mot olika byggherrar.

Arbetsuppgifter

Nedan specificera områdesförvaltarens arbetsuppgifter. Områdesförvaltaren leder, administrerar, projektleder olika projekt och upphandlar tjänster så att den dagliga verksamheten sköts på ett kostnadseffektivt sätt och enligt plan. Arbetet görs i dialog med styrelsen.

• Ekonomi
sk förvaltning; Intäkter, underhållsplan, budgetering och budgetuppföljning samt skapa rutiner
• Teknisk förvaltning; ansvara för att sköta om samfällighetens tillgångar; garage- och förrådsfastigheter, belysning, ledningar, dagvattenbrunnar, pumpgropar och pumpar för avlopp samt bryggan, vägar, trädgård, snöröjning och källsorteringsstationen
• Projektering och förstudier
• Arbetsledning; upphandla, beställa, leda, övervaka och följa upp underleverantörer
• Ansvara för och sköta om föreningens lokaler
• Administration och avtalshanterare
• Kommunikation (Hemsida, e-post mm)
• Arkivhållning och rutiner (digitalt och fysiskt)
• Kontaktman och koordinator
• Föredragande på styrelse- och stämmomöten